Decision-making

Forming proposals

Any member can make a proposal to be considered. Proposals need to be written in advance of general meetings, so that members can read them, and so that they can be translated.

Proposals should be informed by the Midwest Academy Strategy Chart where appropriate:

1. Goals
2. Organisation considerations
3. Constituents, allies, and opponents
4. Targets
5. The ways you will achieve goals - the tactics

It is the responsibility of the directors or elected members to support members in the formation of proposals to be brought to general meetings. Not all parts of the chart will be relevant for all proposals, and the chart can be modified on a case-by-case basis, for some cases it will be wholly inapplicable. This process will evolve as we establish more branches; currently we have only two branches.

How does it work?

1. Proposal preparation

While a proposal does not have to include any of the following points, putting them in may make it easier for other members to understand it and more likely to receive no objection:

1. A summary of the problem the proposal is trying to solve
2. A completed Midwest strategy chart for the proposal (if applicable — see Forming proposals)
3. The steps this proposal will take to solve the problem
4. The work that will be needed for each of these steps

Once you have sent your proposal to the board of directors or elected members, it will be included on the agenda for the next meeting. The proposal will be sent out in writing before the meeting so that all members have a chance to read and understand it in advance.

2. Presenting the proposal and clarifying questions

1. When the proposal comes up on the agenda, it is read out loud so that all members know its contents.
2. Members ask clarifying questions. These are strictly for understanding the proposal, not for discussing its merits. Examples:
   • "I would like to have a better understanding of the proposal. Could you tell me more about the part that says '_____'?"
   • "Could you tell me more about what led you to include the part in the proposal that says '_____'?"
3. Members should also explicitly note if they do not need any clarification.

3. Quick reactions round

1. Members can offer short reactions to the proposal of 2 minutes maximum.
2. Members can say that they are planning to object, but there will be an opportunity to express objections explicitly later (see the objections round), so there is no need to go into detail yet. Example of a quick reaction: "I do not support this proposal because I don't believe it effectively supports the organisation's (aim to / value of) _____, particularly in the part of the proposal that says _____."
3. A quick-reaction round can also be used to suggest quick amendments: minor corrections, improvements in wording, or other small changes that are in alignment with the proposal.

4. Objections round

1. Consent is defined here as giving "no objection".
2. If you have any objections, give a one-sentence statement about the nature of the objection. This stage is for collecting objections, not discussing them.
3. Each member present is explicitly asked for objections — there should not be an assumption of consent.
4. Once all objections have been offered, the group discusses them one by one, aiming to integrate objections into the proposal where possible.
5. Taking the objections into account, we consider what can be changed or added to improve the proposal.
6. Suggestions can be made in breakout groups if appropriate.

5. Vote

1. Members vote on the amended proposal versus the original proposal (yes / no / abstain). In deciding whether to object, consider primarily what is best for the collective good of the organisation, not just individual preference.
2. If required, dedicated planning meetings can then be scheduled for more precise planning, including timelines.

Proxy voting

Any member you choose can speak on your behalf in a general meeting. You need to write to them to ask, they need to agree, and you also need to inform the organisation. A proxy can bring up something to clarify, raise an objection for you, or cast your vote. This can be done by text message or email, as long as you write your name to make it clear. We can make templates to make this easier. You can ask any member, including a member of the Board of Directors, but you must make sure the directors are informed too.

Drop-ins

Semi-formal drop-ins can be used outside general meetings (for example, during school hours) to bring proxy votes and objections forward. They are intended for people who are unable to attend general meetings, and need to happen after the meeting agenda has been drafted. Proxy votes still need to be recorded in writing, as above. Drop-ins are not a decision-making apparatus and cannot be used to make decisions regarding the functioning of Food and Solidarity.

Toma de decisiones basada en el consentimiento

Formando propuestas

Cualquier miembro puede hacer una propuesta para ser considerada. Las propuestas deben escribirse antes de las asambleas generales, para que los miembros puedan leerlas y puedan traducirse. Los borradores deben distribuirse entre los miembros junto con un aviso de cuándo tendrá lugar la próxima reunión. Las propuestas deben estar informadas por el Cuadro de estrategia de Midwest Academy cuando corresponda:

1. Metas
2. Consideraciones de la organización
3. Electores, aliados y oponentes
4. Objetivos
5. Las formas en que logrará las metas: las tácticas

Es responsabilidad de los directores o miembros electos apoyar a los miembros en la formación de propuestas que se llevarán a las asambleas generales. No todas las partes del cuadro serán relevantes para todas las propuestas, y el cuadro puede modificarse caso por caso. Este proceso evolucionará a medida que establezcamos más ramas.

¿Cómo funciona?

1. Preparación de propuestas

Si bien la propuesta no tiene que incluir los siguientes puntos, incluirlos puede facilitar que otros miembros la entiendan y sea más probable que no tengan objeciones:

1. Un resumen del problema que la propuesta está tratando de resolver
2. Un cuadro de estrategia del Midwest completo para la propuesta (si corresponde)
3. Los pasos que dará esta propuesta para solucionar este problema
4. El trabajo que será necesario para cada uno de estos pasos

Una vez que haya enviado su propuesta a la junta directiva o miembros electos, la propuesta se incluirá en la agenda de la próxima reunión. La propuesta se enviará por escrito antes de la reunión para que todos los miembros tengan la oportunidad de leerla y entenderla con antelación.

2. Presentación de la propuesta y aclaración de dudas

1. Cuando la propuesta aparece en la agenda, debe leerse en voz alta para asegurarse de que todos los miembros conozcan su contenido. Si los miembros necesitan intérpretes para comprender la propuesta, deben estar presentes para interpretar la propuesta y la discusión.
2. Los miembros hacen preguntas aclaratorias, estrictamente con el propósito de entender la propuesta, no de discutir sus méritos. Ejemplos:
   • «Me gustaría tener una mejor comprensión de la propuesta. ¿Podría decirme más sobre la parte que dice '_____'?»
   • «¿Podría decirme más sobre lo que le llevó a incluir la parte de la propuesta que dice '_____'?»
3. Los miembros también deben señalar explícitamente si no necesitan ninguna aclaración.

3. Ronda de reacciones rápidas

1. Los miembros pueden ofrecer reacciones breves a la propuesta, de 2 minutos como máximo.
2. Los miembros pueden decir que planean objetar, pero habrá oportunidad de expresar objeciones explícitamente más adelante, por lo que no es necesario entrar en demasiados detalles. Ejemplo de una reacción rápida: «No apoyo esta propuesta porque no creo que apoye efectivamente el (objetivo / valor de) _____ de la organización, particularmente en la parte de la propuesta que dice _____».
3. Puede usar una ronda de reacción rápida para sugerir enmiendas rápidas: correcciones menores, mejoras en la redacción u otros cambios pequeños que estén alineados con la propuesta.

4. Ronda de objeciones

1. El consentimiento se define aquí como dar «no objeción».
2. Si tiene alguna objeción, proporcione una declaración de una frase sobre la naturaleza de la objeción. Esta etapa es para recoger las objeciones, no para discutirlas.
3. A cada miembro presente se le piden explícitamente objeciones; no debe haber una suposición de consentimiento.
4. Una vez ofrecidas todas las objeciones, el grupo las discutirá una por una. Intentaremos integrar las objeciones en la propuesta, si es posible.
5. Teniendo en cuenta las objeciones, nos planteamos: ¿qué podemos cambiar o añadir para mejorar la propuesta?
6. Se pueden hacer sugerencias en grupos de trabajo si es apropiado.

5. Votar

Los miembros votan sobre la propuesta (enmendada). Las opciones de voto serán normalmente «objeción» o «no objeción». Al decidir si objetar, debe considerar principalmente lo que es mejor para el bien colectivo de la organización, no solo la preferencia individual.

Si es necesario, ahora se pueden programar reuniones de planificación dedicadas con una planificación más precisa, incluida la línea de tiempo.

اتخاذ القرار على أساس الموافقة

صياغة المقترحات

يمكن لأي عضو تقديم أي اقتراح للنظر فيه، لكن يجب كتابة المقترحات قبل الاجتماعات العامة، حتى يتمكن الأعضاء من قراءتها والتمكن من ترجمتها. ويجب توزيع المسودات على الأعضاء مع إشعار بموعد الاجتماع التالي. ويجب أن يتم تقديم المقترحات من خلال مخطط «إستراتيجية أكاديمية الغرب الأوسط» حيثما كان ذلك مناسبًا:

1. الأهداف
2. اعتبارات المنظمة
3. المكونات والحلفاء والمعارضون
4. الأهداف المستهدفة
5. الطرق التي ستحقق بها الأهداف — الخطط

مخطط إستراتيجية أكاديمية الغرب الأوسط

بعد اختيار مشكلتك، املأ هذا المخطط كدليل لتطوير الإستراتيجية. كن دقيقًا وضع قائمة بكل الاحتمالات.

تقع على عاتق المديرين أو الأعضاء المنتخبين مسؤولية دعم الأعضاء في تشكيل المقترحات التي سيتم تقديمها إلى الاجتماعات العامة. لن تكون جميع أجزاء المخطط مناسبة لجميع المقترحات، ويمكن تعديل المخطط على أساس كل حالة على حدة. ستتطور هذه العملية مع إنشاء المزيد من الفروع.

كيف يعمل؟

١. إعداد المقترحات

على الرغم من أن الاقتراح لا يجب أن يتضمن النقاط التالية، إلا أن وضعها فيه قد يسهّل على الأعضاء الآخرين فهمه، وعلى الأرجح ألا يكون لديهم أي اعتراض عليه:

• ملخص للمشكلة التي يحاول المقترح حلها
• مخطط إستراتيجي مكتمل «الغرب الأوسط» للمقترح (إن وجد)
• الخطوات التي سيتخذها هذا الاقتراح لحل هذه المشكلة
• العمل المطلوب لكل خطوة من هذه الخطوات

بمجرد إرسال اقتراحك إلى مجلس الإدارة أو الأعضاء المنتخبين، سيتم تضمين الاقتراح في جدول أعمال الاجتماع التالي. سيتم إرسال الاقتراح كتابيًا قبل انعقاد الاجتماع التالي حتى تتاح لجميع الأعضاء فرصة لقراءته وفهمه قبل عقد الاجتماع.

٢. تقديم الاقتراح وتوضيح الأسئلة

1. عندما يتم طرح الاقتراح على جدول الأعمال، يجب قراءته بصوت عالٍ لضمان معرفة جميع الأعضاء بمحتوياته. إذا احتاج الأعضاء إلى مترجمين لفهم الاقتراح، فيجب أن يكونوا حاضرين لترجمة الاقتراح والمناقشة.
2. يطرح الأعضاء أسئلة توضيحية، وهذه الأسئلة مخصصة فقط لغرض فهم الاقتراح، وليس لمناقشة مزاياه. أمثلة:
   • «أود الحصول على فهم أفضل للاقتراح. هل يمكن أن تخبرني المزيد عن الجزء الذي يقول '_____'؟»
   • «هل يمكن أن تخبرني المزيد حول ما دفعك إلى تضمين الجزء في الاقتراح الذي يقول '_____'؟»
3. يجب على الأعضاء أيضًا الإشارة صراحةً إذا كانوا لا يحتاجون إلى أي توضيح.

٣. جولة سريعة لردود الفعل

1. يمكن للأعضاء تقديم ردود فعل قصيرة على الاقتراح بحد أقصى دقيقتين.
2. يمكن للأعضاء أن يقولوا إنهم يخططون للاعتراض، ولكن ستكون هناك فرصة لاحقًا للتعبير عن الاعتراضات بشكل صريح، لذلك لا يتعين عليك الخوض في الكثير من التفاصيل الآن. مثال على رد فعل سريع: «أنا لا أؤيد هذا الاقتراح لأنني لا أعتقد أنه يدعم بشكل فعال (هدف / قيمة) المنظمة _____، لا سيما في جزء الاقتراح الذي ينص على _____».
3. يمكنك استخدام جولة رد الفعل السريع لاقتراح تعديلات سريعة، بما في ذلك: تصحيحات طفيفة أو تحسينات في الصياغة أو تغييرات صغيرة أخرى تتماشى مع الاقتراح.

٤. جولة الاعتراضات

1. تُعرَّف الموافقة هنا على أنها «عدم اعتراض».
2. إذا كان لديك أي اعتراضات، فاذكر جملة واحدة حول طبيعة الاعتراض. هذه المرحلة هي لجمع الاعتراضات وليس لمناقشتها.
3. يُطلب من كل عضو حاضر تقديم اعتراضاته صراحةً، ولا ينبغي أن يكون هناك افتراض بالموافقة.
4. بمجرد تقديم جميع الاعتراضات، ستناقشها المجموعة واحدة تلو الأخرى. سنهدف إلى دمج الاعتراضات في الاقتراح، إن أمكن. مع أخذ الاعتراضات في الاعتبار، ننظر في ما يمكننا تغييره أو إضافته لتحسين الاقتراح. ويمكن تقديم الاقتراحات في مجموعات فرعية إذا كان ذلك مناسبًا.

٥. التصويت

يصوّت الأعضاء على الاقتراح (المعدَّل). عادةً ما تكون خيارات التصويت «اعتراض» أو «لا اعتراض». عند تحديد ما إذا كنت ستعترض، يجب أن تفكر في المقام الأول في ما هو الأفضل للصالح العام للمنظمة، وليس فقط التفضيل الفردي.

إذا لزم الأمر، يمكن الآن جدولة اجتماع أو اجتماعات تخطيط مخصصة مع تخطيط أكثر دقة بما في ذلك الجدول الزمني وما إلى ذلك.

لماذا اخترنا هذه الطريقة؟

الوضوح وتوفير الوقت والتنظيم الفعال

يتضمن تنظيمنا أعضاء يتبرعون بوقتهم مجانًا. من المهم أن نحترم وقت ومجهود الأعضاء، خاصة في الاجتماعات التي يحضرها عدة أشخاص. يمكن إهدار الكثير من الوقت في الاجتماعات لقراءة المقترحات لأول مرة، وخاصة المقترحات الأطول، وقد يحدث التباس في الصياغة إذا قُرئ الاقتراح أو حتى كُتب لأول مرة في الاجتماع. نهدف إلى إرسال المقترحات مقدمًا لأن الاجتماعات بالنسبة لبعض الأشخاص ليست أفضل مكان للتعرف على المقترحات الجديدة، خاصة إذا كانت معقدة. يمنح هذا الإجراء الأعضاء فرصة لقراءة المقترحات مسبقًا في وقت مناسب، وفهمها تمامًا، ثم التصويت عليها بسرعة وفعالية في الاجتماعات.

الانفتاح والمساءلة

نودّ أن نتجنب مشكلة «استبداد انعدام الهيكلة»، وهي ظاهرة في بعض المجموعات التي تدّعي أنها ديمقراطية وتعامل جميع الأعضاء على قدم المساواة بينما تهيمن عليها في الواقع مجموعات صغيرة من الأصدقاء، أو الأشخاص الأكثر لباقة في التحدث أمام الجمهور، أو الأشخاص الأكثر تميزًا اجتماعيًا. تتمثل طريقة تجنب ذلك في إنشاء إجراءات واضحة لاتخاذ القرارات، يعرفها جميع الأعضاء ويمكنهم استخدامها. هذا الإجراء يخلق الانفتاح، حيث سيعرف جميع الأعضاء كيفية اتخاذ القرارات وما هي المقترحات التي سيتم التصويت عليها في الاجتماعات القادمة، ويخلق المساءلة، حيث يتعين على الأعضاء الإعلان رسميًا للمجموعة عن المقترحات التي يقدمونها.

تشجيع المشاركة النشطة للأعضاء

لا يتحدث جميع أعضائنا اللغة الإنجليزية كلغة أولى أو لا يشعرون بالراحة عند التحدث أمام الجمهور. قد يعني هذا أن سماع اقتراح، لا سيما اقتراح معقد، لأول مرة ثم التصويت عليه فورًا قد يكون مربكًا أو صعبًا. هذه الطريقة منظمة للغاية وتتيح للأعضاء الوقت الكافي للوصول إلى موارد الترجمة وقراءة المقترحات مسبقًا وإعداد ردودهم، حتى لو لم يشعروا بالثقة في اللغة الإنجليزية أو التحدث أمام الجمهور. كما تتيح للأعضاء الوقت الكافي للتفكير في إدارة منظمتنا بين الاجتماعات، واستخدام هذا الوقت للعمل على التغييرات التي يريدون رؤيتها.