Complaint and Incident Procedures and Safeguarding Protocol.
Rules around children and adults commonly referred to as vulnerable, these are subject to modification if work is carried out in the space of external organisations/venues (see Below)
Children under 16 shall not engage in organisational work without the presence of a parent or guardian. The parent or guardian will be responsible for those children at all times.
All volunteers present on site are recorded in the organisational rota, which is stored indefinitely.
No member will engage in lone working – a minimum of three people will be present at all times.
Members are required to check in (via a nominated member of the group) with the organisational phone every 30 mins when engaged with organisational work
Notes and definitions of Food & Solidarity as an organisation
Solidarity, not charity -We do not run food banks, we are not a charity, or a food co-op and, further, we were established to enact structural, material change.
Respect for all members – Members and volunteers in this organisation should feel safe, respected, and able to take part.
Working for the benefit of our members – Serve members – Serve the people. Money and other resources gathered for this organisation must only be spent on running this organisation and supporting its members.
From each according to their ability, to each according to their needs – the focus of all the work that we do should be on what we can achieve as an organisation, rather than comparing each individual person. As such, actions that undermine organisational cohesion will be considered problematic.
When using other organisations space, we may have to abide by their safeguarding policies – please check here, links to policies are contained in this spreadsheet. If nothing different is specified please abide by our agreed policy.
If you don't know what to, your default should be to report a concern here
Incident reporting and raising a concern
If you see something you are worried about or are involved in an incident where you are either hurt or put at risk of being hurt you should ensure this is reported, you can do this either by emailing organiser@foodandsolidarity.org filling out the incident books on site or filling out this form (this can be done anonymously).
The Incident committee cannot consider any sort of refund/reimbursement/remuneration to members involved in any incident if personal injury is involved. It is beyond the scope of the committee to address any liability or fault. Both these points will need to be communicated clearly to all parties from the outset. Question of liability and payment of moneys can only be assessed by insurers. Members of F&S have a duty of care to each other.
Complaint procedure
This is enacted when rules are not followed by members, it is only open for members to use, where everyone is expected to report concerns and record incident.
Safeguarding
While Food and Solidarity has no care role, and responsibilities are shared collectively – it is important that members are proactive in reporting issues that occur, to this end training in the complaint procedure will be offered regularly. Any complaint committees will be made up of people who have participated in, or ideally given, this training. The complaint committees (and all members) will have access to a document about how to report concerns externally and to this document; concerns should be reported using the above procedures in the first instance.
When using other organisations space, we may have to abide by their safeguarding policies – please check here, links to policies are contained in this spreadsheet.
PROCEDIMIENTO DE QUEJAS Y PROTOCOLO DE SALVAGUARDIA
NOTAS Y DEFINICIONES DE FOOD & SOLIDARITY COMO ORGANIZACIÓN
Solidaridad, no caridad - No somos un banco de alimentos, no somos una organización benéfica, o una cooperativa, y, además, nos establecimos para promulgar cambios estructurales y materiales.
Respeto a todos los miembros - Miembros y voluntarios en esta organización deben sentirse seguros, respetados y capaces de participar.
Trabajando en beneficio de nuestros miembros – Servir a los miembros - Servir a la gente. El dinero y otros recursos recaudados para esta organización sólo deben gastarse en administrar esta organización y apoyar a sus miembros.
De cada uno según su capacidad, a cada uno según sus necesidades - El foco de todo el trabajo que hacemos debe estar en lo que podemos lograr como equipo, en lugar de comparar a cada persona individualmente. Por tanto, las actividades que perjudiquen la cohesión organizativa se considerarán problemáticas.
PROCEDIMIENTO DE QUEJAS
Fase 1
Sucede algo que requiere queja (ver documento sobre normas conducta de los miembros)
1a: Se presentará una queja por escrito, haciendo referencia a la norma correspondiente, a un miembro de la junta (o miembro electo, si lo hay)
1b: Un miembro de la junta (o un miembro electo) se reunirá con el denunciante para establecer cuál es el resultado deseado.
Fase 2
2a: Si la queja continúa, el miembro electo o uno de los directores formará un comité para investigar la queja (el comité debe tener un mínimo de 2 miembros, ninguno de los cuales debe estar personalmente involucrado). El comité deberá tener en cuenta si el resultado deseado por el denunciante es apropiado y satisface las necesidades de la organización en general.
2b: El comité de quejas informará de un tiempo deseado de finalización al denunciante y al denunciado. Se informará al denunciado de que se ha presentado una queja contra él (si corresponde), pero los detalles se anonimizarán. En esta fase se debe tener cuidado de minimizar el daño a los miembros.
2c: El comité de quejas completará las investigaciones y elaborará un informe: el denunciante y el denunciado serán informados del resultado.
Fase 3
3a: Tanto el reclamante como el denunciante pueden apelar la decisión del comité; esto desencadenará la formación de un nuevo comité (incluida la reevaluación de los resultados deseados, es decir, de 1b); el comité saliente entregará toda la información al comité entrante; esto se limita a una ronda.
3b: Se harán recomendaciones a la junta/reunión general (dependiendo de lo que sea apropiado), que deben incluir cambios que se deban hacer a las normas y formas de trabajar, cuando corresponda; estos deben ajustarse a las normas de conducta de los miembros existentes y los valores organizacionales declarados, y deben ser votados en la junta general.
SALVAGUARDIA
Si bien Food and Solidarity no tiene una función de cuidados y las responsabilidades se comparten colectivamente, es importante que los miembros sean proactivos al informar sobre los problemas que se presenten. Con este fin, regularmente se ofrecerá formación sobre el procedimiento de quejas. Los comités de quejas estarán integrados por personas que hayan participado, o idealmente impartido, esta formación. Los comités de quejas (y todos los miembros) tendrán acceso a un documento sobre cómo reportar preocupaciones externamente y a este documento; las preocupaciones deben reportarse utilizando el procedimiento anterior en primera instancia. Al usar espacios de otras organizaciones, es posible que tengamos que obedecer sus políticas de salvaguardia - por favor compruébalas aquí, los enlaces a las políticas están incluidas en esta hoja de cálculo.
Normas en torno a niños y adultos comúnmente denominados como vulnerables
éstas están sujetas a modificación si el trabajo se lleva a cabo en el espacio O RECINTO de organizaciones externAs – ver arriba
Los niños menores de 18 años no podrán participar en trabajos de la organización sin la presencia de un padre o tutor. El padre o tutor será responsable de esos niños en todo momento.
Todos los voluntarios presentes en el sitio se registran en la lista de tareas organizativas, que se almacena indefinidamente.
Ningún miembro trabajará solo; habrá un mínimo de tres personas presentes en todo momento. Los miembros deben contactar (a través de un miembro designado del grupo) con el teléfono de la organización cada 30 minutos cuando se dediquen a trabajos de la organización.